Az én vállalkozásom: a virtuális asszisztens

A modernkori titkárnőnek is tekinthető virtuális asszisztensek világába kalauzol ma el Pörzsölt Móni (igen, Móni, mert azt szereti, ha így szólítják 🙂 ).
 
Női Kurázsi: Mit jelent a virtuális asszisztens tulajdonképpen? Túlterhelt vállalkozóknak segítesz – hogyan?
Pörzsölt Móni: A virtuális asszisztens egyfajta távasszisztens vagy online asszisztens. Nagyjából azokat a feladatokat tudja átvállalni, mint amit egy hagyományos asszisztens végez egy irodában azzal a különbséggel, hogy nem egy irodában vagyunk a ”főnökkel”, hanem akár ezer kilométerrel távolabbról végzem a munkát. Sokan specializálódnak weboldalak készítésére, vagy egészségügyi jogra, tartalommarketingre.
A virtuális asszisztensek előnye, hogy folyamatos a szakmai továbbképzésük, állandóan tanulnak, hogy többet és magasabb szinten tudjanak teljesíteni, míg a hagyományos asszisztensi munkakörben ez nem feltétlenül történik meg.
NK: Virtuálisan hogyan zajlik a feladatok delegálása? Milyen feladatokat adnak át neked az ügyfeleid?
PM: Elsősorban az e-mailek kezelése, megválaszolása és a tartalommarketing (blogbejegyzések, közösségi média posztok, e-book írás). A Facebook mellett egyre több ügyfél ad hozzáférést a Twittert, Pinterest, Instagram és Youtube csatornáinak kezeléséhez. A Youtube az egyetlen, ahol a tartalom elkészítésében nem tudunk közreműködni – mivel személyes jelenlétet igényelne – de ha a kész videót megkapjuk, akkor már tudjuk kezelni a csatornát.
NK: Hogyan kapod meg a feladatokat a ”főnöktől”?
PM: E-mailben megküldi, mire van szüksége, mit szeretne látni a levélben. Technikailag két lehetőség van: hozzáférést kapok az ügyfél email fiókjához, vagy létrehoz egy olyan fiókot, amelyet csak én használok, és oda irányítja az érintett leveleket, én pedig a megbeszélések alapján válaszolom meg ezeket. Vannak ugyanakkor speciális témájú levelek, ahol nem tudok az ügyfél helyett válaszolni, mert pl. nem tudom, elvállalja-e azt az adott ügyfelet. Ilyenkor mindig egyeztetek a megbízómmal, mielőtt bármit is válaszolok az ügyfelének.  A válaszokat egyébként titkos másolatban megkapja az ügyfelem is, így követni tudja, mi történik.
NK: Elég széles látókörrel rendelkezel a színes ügyfélkörödnek köszönhetően…
PM: Egyrészt igen, másrészt tulajdonképpen majdnem mindegy, mivel foglalkozik a megbízó, az ügyfeleknél többnyire ugyanazok a kérdések, feladatok jelennek meg, kivéve a szakmai kérdéseket, azokat egyeztetni kell a megbízóval.
NK: Mi a kedvenc munkatípusod?
PM: Nehéz erre válaszolni, mert pillanatnyilag a munkatársaim kinevelésével, csapatépítéssel foglalkozom, egyre inkább kivonulok a napi rutin feladatokból, de összességében nincs olyan munka, amit kiemelnék, mindet szerettem. Olyan volt, ami nagyon unalmas volt. Értsd szó szerint 5 órán át másol-beilleszt műveletet végezem, mert a feladat wordben előre megírt cikkek blogba átmásolása volt. De még ezt is szerettem, mert a kreatívok után pihentető feladat volt. A fontos, hogy a visszajelzések alapján elégedett legyen az ügyfél, az nekem is sok plusz energiát ad.

 

NK: Kik azok, akik virtuális asszisztenshez fordulnak?
PM: Tapasztalataim szerint azok, akik vagy már annyira túlterheltek, hogy egyedül már képtelenek minden területen maximálisan helyt állni és már nem bírják az ezzel járó feszültséget, kialvatlanságot, zűrzavart. Vagy azok, akik egyes feladatokat nem szívesen végeznek el, és több időt szeretnének másra frordítani (pl. családra, vállalkozás fejlesztésre, stb.). Vagy van olyan terület, amivel nem boldogulnak, nem értenek hozzá (pl. szövegírás-tartalomgyártás, közösségi media, stb).
Tehát jellemzően tudatos, tervező vállalkozók, akár egyszemélyes vállalkozások is vesznek igénybe virtuális asszisztenciát, amikor látják hová akarnak eljutni, több időre van szükségük és delegálni szeretnének feladatokat. Ezek az emberek már tudják, hogy mit akarnak nekem delegálni s a felszabaduló idejüket mire fogják fordítani. Az, hogy mennyi idő után történik ez meg, mikorra ”érik meg ” erre egy vállalkozás, nos ez mindenkinél egyéni, a vállalkozó tudatosságától függ.

Leave a Reply

11 + hat =